1つ大事なアドバイスをさせて頂きます。
私も大企業にいた頃、毎日毎日あちこちから飛んでくる球を処理するのにいっぱいいっぱいでした。
そんな自分の経験から間違いなく言える大企業での仕事の鉄則をお話しします。
それは、球を持ったらすぐに責任の無いところへ手放すということです！
目次
仕事が来たら早く責任が無いところへ手放す！ 大企業での仕事の鉄則
大企業は事業規模が大きいので、自分一人で完結する仕事など無く、人から人に仕事が移って行きます。
仕事には流れがあり、その中で自分のところに来たものは対応しなければなりません。
自分の周りを球が飛び交っているイメージって言ったら分かりますでしょうか？
そして、時に自分がその球を持たされるわけです。
私は開発・設計を担当するエンジニアの仕事をしていました。
例えば、製品のサンプルの提供を依頼された場合次のような流れで進んで行きます。
↓
②顧客の要求を整理する
↓
③仕様書を作る
↓
④仕様書に沿ってサンプルを作る
↓
⑤サンプルを提供する
この中で自分の業務は③だったとします。
その場合、早く④の担当者に仕事を回したいわけですね。
仕様書を作って、④の担当者に回せば球を手放すことができます。
さて、仕様書を作ると言ってもその過程で、さらに細かく色々とやることがあり、自分自身で対応したり他人に頼んだりするわけです。
そういう細かい諸々のタスクをやる場合にも、なるべく球は持たないように意識しましょう。
球を持たないためにできることを以下に書きます。
●電話をかける際には考えてザッと電話する
●常に上司に報告する
●早く人を動かす
●炎上した案件を引き受けない
メールの展開は早くやる
送られて来たメールを展開する必要があるときは、早く展開した方が良いです。
上司や他の関係者など、自分以外の人に知らせることが大事な場合ですね。
さて、「他人から受けたメールに自分の見解を添えずに、そのまま展開するだけなのははずかしい」と思うこともあるかと思います。
受け手から見ると、ただ情報を横流しにしているだけで何も考えてないと捉えられる可能性があるからです。
私の昔の上司は、そういうことを口うるさく指摘してくる人でした。
それが気になる場合は、まず情報を関係者に知らせるために、「取り急ぎ展開致します。」という一言を添えて展開しましょう！
こうしておけば、受け手も「忙しいところ展開を急いでくれたんだな！」 と思ってくれます。
ただメールを転送しているだけだと思われるのは確かに良くはないので、こちらのドタバタ感を演出しておく必要があり「取り急ぎ展開致します。」というのは打ってつけの文言ですので、おすすめです。
うだうだとして展開が遅れるのが一番よくありません。
後で付け足すことが出てきたら、重ねてメールを送れば良いだけです。
自分以外の人への展開が終われば、自分一人で秘密を抱え込んだような不安から解放されます。
電話をかける際には考えてザッと電話する
電話で相手に必要なことを伝えなければならないこともあります。
情報を伝えるだけにせよ、何かを依頼するにせよ、これも早くやってしまった方が良いです。
メールと同じでいつまでも電話かけない限り、あなたが球を持った状態だからです。
ただそうは言っても、電話で話す内容に漏れがあるといけないので、話す内容は事前に整理しましょう。
漏れを無くすのです。
そして整理が付いたら、迷わずにさっと電話してしまいましょう。
電話が苦手な人はいつまでも電話するのをためらっていたりしますが、これは良くありません。
話す内容の整理が付いていれば、電話ってそんなに嫌なものではないので。
常に上司に報告する
これも大事です。
上司とは常にコミュニケーションを取りましょう！
よく言われることですが、悪いことほど早く知らせましょう！
自分一人で問題を抱え込んでいる以上は自分一人の責任ですが、上司に知らせてしまえばその時点で上司の責任になるからです。
部下から報告を受けた以上、上司は知らぬ存ぜぬと言うことはできないのです。
責任をなすりつけるって意味ではないですよ。組織というのはそういうものということです。
問題がかなり大きくなるまで上司に報告しない人もいます。
上司に報告した際に、色々と根掘り葉掘り聞かれたり、怒られたりすることを嫌がってです。
これは完全に仕事の仕方を間違っています。
自分一人で問題を抱え込んで、さらに事態が悪くなると、もっとしんどい目に遭いますよ。
自分の裁量でどうにもできないことを抱え込むというのは、導火線に火が付いた爆弾を側に置いておくようなものです。
爆発寸前に上司に渡しても上司だって困ってしまいます。
とにかく悪いことは早めに上司に報告して、責任から解放されましょう。
昔部署でお世話になったできる課長は、あるミーティングに出た際に、部署の今後の事業を左右するような事態に出くわしました。
部屋に戻ってきたら、自分の考えをまとめる間もなく即部長に報告していましたよ。
できる人ほど報告が早いものです。
早く人を動かす
他人に依頼しなければならないことは早めに依頼しましょう！
依頼してしまえば一時的にとは言え、球を自分の責任の外に置いておくことができるからです。
仕事を細分化して ToDo リスト化すると
●自分自身がやること
●他人にお願いすること
に分けれるはずです。
その中の「他人にお願いすること」をすべて依頼してしまってから、最後に自分のことをやるようにしましょう。
他人にやってもらわなければならないことをいつまでも自分のところに置いておいても、何も進まないし自分が責任を持ったままだからです。
こちらの記事↓ も参考にして下さい。
炎上した案件を引き受けない
時にとんでもない事態になっている案件を自分のところに持ってくる人もいると思います。
既に導火線に火が付いて爆発寸前、あるいは炎上している案件です。
そんなものを受け取ってしまっても、あなた一人でどうにもすることもできません。
そういう仕事を受けるという判断をしてはいけないのです。
もし、そういう案件を持ってくる人がいたら「私では判断できないので、上司に言って下さい。」と突き返しましょう。
それでいいのです。
あなたが直接受け取っていい球ではありません。
やばい案件を頼んでくる方は、自分たちのグループで一番言いやすい人に言ってきたりするものです。
若いあなたは仕事を押し込むのに打ってつけな人と思われてるかも分かりません。
そんな人には毅然とした態度で向かい合いましょう。
「早く責任を手放せよ！」と言われた日
ビジネスの世界では人から人へ、仕事が渡って行きます。
日々色々は仕事を処理する中で言われたことが
「仕事を受けたら、それを早く責任が無いところへ手放せよ」
という言葉です。
ビジネスの世界では、自分で球を長く持っていてはダメなのです。
球を持っている限りは、責任はあなたのところにあるからです。
ひとこと言えばいいだけのことでも、言わなければ伝えないあなたが悪いことになってしまうのです。
とにかく球は早く手放すようにしましょう！
まとめ
球を持ったらすぐに責任の無いところへ手放すことを意識して仕事をしましょう！
そのために日々の仕事で大事なことは以下のようなことです。
●電話をかける際には考えてザッと電話する
●常に上司に報告する
●早く人を動かす
●炎上した案件を引き受けない
是非参考にして下さい。
結構プレッシャーを感じることもあるのですが、そんなものなのでしょうか？