仕事とは資料作りの繰り返し!上司が多い大企業での場合

仕事って資料作りの繰り返しなんですかね?

学生や社会人になりたての方のために、こういった疑問にお答えします。

私は、8年間大企業(大手メーカー)でホワイトカラーのエンジニアとして勤めた経験があります。

ですので、大企業での仕事という前提にはなります。

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大企業の仕事で、資料作りはかなりのウエイトを占めます。

ホワイトカラーの従業員は、毎日毎日何かしらの資料を作ってます!

営業、人事、企画そして私が経験した技術の仕事

全てに共通しているのが資料作りなのです。

そして、大企業は上司が多いがためになかなか資料が完成しないことがあるのです。

仕事とは資料作りの繰り返し!上司が多い大企業での場合

仕事とは資料作りの繰り返し!上司が多い大企業での場合

大企業では資料作りが仕事の半分くらいを占める

大企業でエンジニアの仕事をやっていたときは、資料を作る機会はかなり多かったです。

仕事の半分くらいが資料作りでした。

資料作りには、以下のようなものがありました。

●上司への実験データの報告用
●外注への業務依頼用
●多部署との会議用
●客先への報告用
●技術発表会用
●DR(デザインレビュー)用
●社内の昇進試験用

毎日毎日、PC でパワーポイントを開いて何かしらの資料を作っていました。自分に限ったことではなく、ホワイトカラーは皆そうです。

仕事の規模が大きく社内外の色々な人と一緒に仕事をするので、調整のための会議をたくさん行う必要があるからです。

ですので、大企業への就職・転職を考えている人は、資料作りが多いことを認識しておいた方が良いでしょう。

私がいた設計・開発関連の部署以外(営業、企画、経理など)でもそうです。

資料作りはスキル

資料作りは大事なスキルです。

その資料で何を伝えたいか考える(目的)

それを伝えるための流れを作る(流れ)

このように作るわけですが、それに慣れるのにもそこそこの時間がかかるものです。

新人の頃とか、何を伝えたいか分からない資料を作ってよく上司に怒られました。

慣れないうちは資料1枚1枚丁寧に目的を確認しましょう。作り出す前に目的と流れが間違っていないか上司に確認すると良いでしょう。

そういう経験を繰り返すと、だんだんと資料作りが上手になって行きます!

大企業での資料作りが上手になる方法についてはこちらの記事↓ を参考にして下さい。

大事な資料を作るときには自分の裁量を発揮できない

大事な資料を作るときには自分の裁量を発揮できない

大事な資料ほど上司の承認が必要

「直属の上司への報告用」の資料であれば、自分が作ってそのまま上司に見せればいいだけです。

それ以外の

●請負会社への業務依頼用
●多部署との会議用
●客先への報告用

といった、自分の所属する課の外に出す資料には必ず課長の承認が必要です。

課として認められたものでないと外には出せません。

自分が資料を作って、上司の承認を貰おうとしても上司が内容に納得しなければ作り直さなければなりません。

また、イベントなどで部署の外に出す場合もあり、課長だけでなく、室長、部長の承認も必要になることもあります。

大掛かりなものであればあるほど、チェックする人が多くなり資料作りに時間がかかります

資料作りスパイラルの一例

私が大手メーカーにいたときに開催された「技術発表会」というイベントは、同じ事業部内にある各設計・開発の部署の中からそれぞれ 1〜2名ずつ若手の技術者が選ばれて 200人くらいの前で

「担当業務の技術についてパワーポイントで発表して質疑応答を受ける」

というイベントでした。

若手従業員のうちに一度は選ばれて発表するのですが、部署を代表して出るので発表用の資料には何重ものチェックが入ります

当然部長の承認も必要です。

まず、たたき台となる資料は自分が作りますが、必ず二重三重に修正が入り、最後には自分の考えなど全く残っていない状態になります。

まずは課長に指摘を受けて修正した資料を次は室長に見せてまた修正したはいいけど、最後部長に見せたら大ドンデン返しが待っていて、また1から作り直しなんてこともあります。

そんなことを発表の前日まで繰り返すのです。

発表する立場としては、「早く資料の中身を決めてくれよ」って思うわけですが、当然そんなことは言えません。。

チェックする人は皆資料をより良くしようとしているわけですが、発表する当事者にはフラストレーションが溜まっていきます(少なくとも私の場合は)。

自分は単なる資料作りのためのコマなのか?と。

まぁ、このように規模の大きいものに関する資料であればあるほど、自分の裁量は発揮しにくくなるわけなのです。

私の場合は「自分の裁量を発揮したい」とは思っていたので、そのあたりのギャップは徐々に強くなっていきました。

大企業への就職・転職を考えている人はこういう現実も認識しておいて下さい。

時と場合によるが期限ぎりぎりまで資料を上司に見せないのも手

時と場合によるが期限ぎりぎりまで資料を上司に見せないのも手

さて、先の「技術発表会」のような一大イベントの資料は必ず何人にも見せなければなりませんが、日頃の仕事で資料について上司の承認を貰わなければならない場合には、期限ぎりぎりまで見せないのも1つの手です。

早く資料を完成させてひと仕事終わらせようと思っていても、期限までに時間がある場合には必ず何かしらの訂正をしなければならなくなるからです。

報告を受けた上司は、「何か指摘をするのがオレの役割だ」と思うわけですね。

しかし、期限ぎりぎりに見せると、もうその内容で行くしかないので細かい内容の訂正は入らないわけです。

トータルで言えば、そうした方が資料作りの時間は短くて済む場合が多いので、1つのテクニックとして参考にして頂ければ。

ただ、いつも使えるわけではありません。すごく大事な資料だとやはり早めに見せて指摘を受けた方が良いでしょう。そんな大事なものを一人で抱え込んでいていいわけありません。

あくまで、見栄えなどの好みも入るような細かい訂正の頻度を減らすためのテクニックだと思って下さい。

まとめ

というわけで、仕事は資料作りの繰り返しです。

資料作りもスキルの1つなので、経験を積めば積むほど上手になって行きます。

また大企業について言えば、従業員は1人1人が調整役なので、仕事を回すためにどうしても会議が多くなり、そのための資料作りが多くなります。

大企業で働くというのは、そういうことです。

自分が日々行っている資料作りが会社の大きな成果に繋がっている、とイメージできる人は大企業勤務が向いていると思います。

逆に資料作りを歯車みたいに行っているだけだと感じる方は大企業は向いていないと思います。