こういった要望にお応えします。
報連相とは「報告」「連絡」「相談」の3つをいい、社会人に必ず必要なことです。
大企業に勤めている若い方で、上司への報連相が苦手という人はけっこういると思うんです。
私は大企業で8年間、エンジニアとして勤めた経験があります。
自分自身、特に新人の頃は上司への報連相が嫌で仕方ありませんでした。
●質問攻めに遭う
●怒られる
など報連相が苦手な理由は色々とありますよね。
しかし、いつまでも苦手と言ってばかりもいられません。
大企業は仕事の規模が大きく関わる人が多いので、上手な報連相は欠かせないのです。
報連相も慣れです。
そして、慣れるために大事なことは場数を踏むことです。
場数を踏めば誰でもできるようになります。
今日は、報連相が苦手な方が克服できるように、大企業での報連相のコツについてお話ししたいと思います。
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目次
報連相（ほうれんそう）が苦手でも克服できる、大企業での報連相のコツ！！
なぜ報連相が必要なのか
報連相がなぜ必要なのか？
これは入社してすぐに行われる新人研修で聞かされていることと思いますが、私からもお話しさせて頂きます。
報連相（ほうれんそう）とは、報告、連絡、相談のことを言います。
端的に言えば、上司とコミュニケーションを取ることですね。
大企業の中では自分一人でできる仕事はほとんどありません。
常にチームプレイです。
上司と部下は「常に同じ情報を共有できている状態が理想」です。
部下がプレイヤーとして実務を最前線で行い、上司は何人かの部下を抱えマネジメントをするのが組織の構図です。
上司は基本的には現場には出ないので、部下から現場の状況を聞かなければいけません。
報告・連絡とは「仕事上の状況」や「他者からの連絡事項」を伝えることであり
相談とは「上手く行っていないこと」を上司に打ち上げることです。
報連相の中で相談が一番重要でしょう。
「事件は現場で起こってるんだ！」ってセリフがあったように、仕事上の問題は現場で起こります。
そして、問題が起こってもその時点では上司はそれを知りません。
問題を現場から持ち帰って相談し、上司の指示を仰ぐのです。
私は大企業にいたときは、エンジニア（技術者）でした。
現場で起こる問題というのは、例えば以下のようなものになります。
●実験装置が調子が悪く実験を継続できない
●顧客に提出する試作品がスペックアウトした
●他部署と揉めた
●顧客に技術の報告をしたところ辛辣な指摘を受けた
エンジニアに限らず全ての仕事に、「現場」という概念があるはずです。営業でも人事でも総務でもです。
先にも書きましたように、現場に出るのは部下です。
ただ、仕事上の責任を取らなければならないのは上司なので、部下は上司に問題を確実に打ち上げなければならないのです。
後で事態がもっと酷くなったときに、上司に寝耳に水の状態ではなしが入ってしまうのはよろしくありません。
人によって差はありますが、上司は気にしすぎるくらい部下の状況を気にするものです。
それは、何か問題が起こっていないか心配だからなのです。
私が大企業にいたときも、なんだかんだ毎日上司とコミュニケーションを取っていました。
大企業での報連相のコツ
報連相の大事なポイント
報連相する上で大事なポイントは以下になります。
②報連相の目的を最初に話す
③悪い事ほど早く報告する
④報告、連絡、相談のどれか？ 自分の中ではっきりさせておく
⑤事実なのか、推測なのかを明確にする
⑥誰の発言か？ 明確にする
中でも重要なものは ①、②、③ですので、その3つについて以下でお話ししますね。
① 頭の中を整理する
上司にどのように報連相するか、ストーリーを頭の中で考えて整理しましょう。
これは報告、連絡、相談のすべてについてのことです。
事実を正確に伝えることが大事で、そのためにはストーリー立てる必要があるのです。
例えば、顧客先に出張に行って帰って来たら上司に報告することになりますが、「何をどのような順番で伝えるか」帰り道で頭の中を整理すると良いでしょう。
出先から戻る途中というのは、頭の中を整理するためのちょうど良い時間なのです。
帰り道に頭の中を整理する訓練を繰り返し積むと、報連相が上手になりますよ。
他にもエンジニアの場合で、例えば実験が上手く行ってないときであれば、上司がいるオフィスに戻る途中に頭の中で相談のシミュレーションをすると良いでしょう。
行き当りばったりの報連相は、後述する本当の緊急時以外はおすすめしません。
相談する場合、理想形ではありますが以下の3つをもって話しができた方が良いです。
●問題点
●解決案
解決案まで出しながら相談すると、上司は「解決案」についての良し悪しの判断と助言をしてくれます。
解決案を完全に否定されることもありますが、それでもその後の話しはスムーズです。
② 報連相の目的を最初に話す
上司に話しかける際に
「相談なんですけど、、、」
「〇〇のことで問題が起こっていまして、というのは、、、」
というように最初に話しかける目的をはっきりさせた方が良いです。
特に相談の場合、最初に「相談」だと分かるようにすれば、上司は「お、オレの出番か！」って思うわけですね。
上司も忙しいので、部下が何をしたいかパッと分かるとありがたいのです。
③ 悪い事ほど早く報告する
これも大事なことです。
上手く行っていることは報告が遅れても特に問題にはなりません。
しかし、上手く行っていないことは早く確実に報告しなければなりません。
先に書いたように、頭の中を整理して筋道立てて話しができた方が良いこと間違いありません。
さらには、問題の解決案まで出しながら相談できれば理想でしょう。
しかし、事態が一刻を争うような場合もあります。
そのようなときは、とにかく早く上司に打ち上げるようにしましょう！
解決案まで考えていなくてもかまいません。事態を知らせることの方が大事です。
悪いことをいつまでも相談せずにいると事態はより悪い方向に向かうものです。
本当にやばいときは、とにかくすぐに相談するようにしましょう。
報連相の方法
フェイス to フェイスが一番伝わる
報連相は、フォイス to フェイスで行うのがベストです。
そのために上司と部下は席が近いわけですし。
顔合わせて話しをするのが、一番伝わりやすいです。
上司と頻繁に話すクセをつけましょう。
これは、感覚的なことですが、上司をよく観察して話しかけるタイミングを覚えましょう。
誰にも話しかけやすいタイミングというのがあります。
いつでも話しかけやすい人もいれば、話しかけるタイミングが難しい人もいます。
メールの cc で済ませれる場合もある
部外、社外に送るメールは必ず cc に上司を入れましょう。
メールをよく読む上司だったら、これで報告が終わる場合もあります。
なお、上司に対して1対1のメールをするのは良くありません。
隣にいるのだから話しかけるようにしましょう。
電話を使う
これは普通のことですね。
外出先から上司の許可を貰いたい場合や、相談したい場合には電話するようにしましょう。
私は、休日出勤したときなど、上司が休みでもお構いなく携帯に電話したこともあります。
報連相する相手
報連相の相手は、普通は直属の上司です。
だいたいの場合が、自分が所属する課の課長になると思います。
ただ、課長があまりにも頼りなさすぎて相談する意味がないなら、一段上の上司に相談するのも良いでしょう。
私は社会人2年目のときの課長が、はっきり言って何も決めてくれない人でした。
課長に相談しても意味が無いと感じて、途中から相談のときにはいつも室長と課長2人にまとめて話すようにしていました（課長は形上呼ぶだけ）。
「上司に相談したら何かが決まる」はずです。それが普通のことです。
何も決めれない人に相談しても意味がありません。決めてくれる上司に相談するようにしましょう！
上司のタイプによって報連相は変わる
上司のタイプも千差万別です。
上司のタイプによって、報連相の中身もかかる時間も変わります。
これは上司に合わせるしかありません。サラリーマンですので。
私が経験したことがある上司のタイプと、それぞれの対応を書きたいと思います。
なお、上司との関わり方についてはこちらの記事↓ も参考にして頂ければと思います。
理解力が高くどのように伝えても短時間で済む人
すごく仕事ができて、理解が早い人だと楽です。
どのように報告しても、話しの行間的なものまで読み取ってくれるので、部下としてはこの人に相談すれば大丈夫だ！ という安心感を持てます。
私が一緒に仕事した上司の中で、部内のエース的な立場だった人は、こちらがやばいと思って青ざめた顔で相談したようなときでも
「こうすれば大丈夫でしょ！」と、何も慌てる必要はないと言わんばかりに常に的確な指示をしてくれました。
上司自身が現場にいたわけでもないのに、ここまで見えてるのか！ って何回も驚かされました。
超優秀な人が相手だと報連相も楽です。
理屈で理解するまで納得しない人
理屈が通ってるかどうかにすごくこだわる人もいます。
部下から聞いた話しを自分の中で筋道立てて腹に落とすためにです。
そういう人に対しては、部下の方が筋道だった説明をしなければなりません。
私が新人のときの上司がそういうタイプでした。
そういうタイプだと、自分が筋道だった説明ができたときはスッと話しが入っていくので、すぐに報連相が完了します。指示も的確です。
しかし、逆に自分がちゃんと説明できないような場合、上司は「これは何でだ？」と納得できない部分を聞いてきくるので、長引きます。
先にも書きましたように、どのように上司に話しを伝えるかよくシミュレーションしましょう。
頭の中で報連相の練習をするのです。
私は、最初にそういうタイプの上司に当たったので、報連相のシミュレーションをする癖ができました。
細かい人
細かい人もいます。
そういう人からは、話しの途中で枝葉の部分ばかりを聞かれると思います。
面倒ですが、1つ1つ答えるしかありません。
それでも現場のことをしっかりと理解してくれようとしている人であれば、良いでしょう。
話しが長い人
自分の話しが異常に長い人もいます。
関係ない部分は相槌を打って聞き流せば良いでしょう。
大事な部分だけはしっかりと話しを聞くようにしましょう。
理解させるのに時間がかかる人
状況を理解させるのに時間がかかる人もいます。
言い方悪いですが、あまり理解力が良くない人。
先にも書いたように、相談しても意味がないと感じる人であれば一段上の上司に相談するようにしましょう。
話しを最後まで聞いてもらえない
さて、報連相あるあるなのですが、それは世の中
部下の話しを最後まで聞けない上司が多いということ。
話している最中に先読みされたり、話しの腰を折られたりした経験がある人は多いでしょう。
しかし、そういうものです。
上司は部下の話しを最後まで聞けないものだと、割り切ってしまいましょう。
別にあなたのことが嫌いだからそうなるわけではありません。
上司も上司で忙しいので、話しを先読みして早く終わらせようとしがちなのです。
余裕が無いのです。
最終的に自分が伝えたいことが伝えれて、何か仕事が進む助言を貰えてれば OK と考えましょう。
部下の話しを最後まで聞けない上司がほとんどだからこそ、ちゃんと話しを聞いてくれる人は有難い存在になります。
そういうタイプは部下が話しやすいって思うので、部下としてはそういう人の下で働きたいと思うものです（残念ながら部下は上司を選べないのですけどね ^^）
報連相することによって自分1人の責任ではなくなる
報連相が苦手な人は、報連相をすることで自分の責任が軽減すると考えましょう！
仕事の最終的な責任を取るのは、何があっても上司です。
上司は部下から話しを聞いたら、その時点でもう「知らない」「聞いてない」とは言えないのです。
部下は報連相することで、責任の重圧から解放されるのです。
そう考えると早く報連相した方がいいや！ って思いませんか？
ときには怒られることもあるでしょう。
気分のいいものではありません。だから報連相が嫌だって思う人もいると思います。
だけど、部下の責任は上司の責任なので報連相することによってあなたは解放されるのです。
報連相が嫌だと感じていましたら、自分は報連相することで楽になれるんだ！ と認識してみて下さい。
こちらの記事も参考にして下さい ↓
報連相に関する本
報連相に関する本はたくさんあります。
どれも報連相の基礎が分かるものばかりですので、報連相を一から学びたい人には適しています。
まとめ
報連相が苦手な人に、大企業での報連相のイ・ロ・ハについてお話しさせて頂きました。
組織が大きいと報連相は大事です。
報連相が上手な部下はできるヤツと思って貰えます。
なるべく頻繁に上司とコミュニケーションを取るようにしましょう。
それがあなたのためになりますので！
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