「打合せ」議事録の作り方のコツ、作るべき理由【大企業(メーカー)】

大企業(メーカー)の新人です。

社内で打合せが多いです。

上司に今度、打合せの後に議事録を作ってみるように言われたんですけど、今一つ作り方が分かりません。

コツとかあるんですか?

こういった疑問↑ にお答えします。

私も大企業(メーカー)で8年間、エンジニアとして勤務した経験があります。

RYO
数多くの打合せに参加しましたし、自分でも打合せをいくつも開催しました。

打合せの後に議事録を作ることは必須です!

この記事では、議事録の作り方のコツ・作るべき理由について大企業(メーカー)を前提にお話しします。

「打合せ」議事録の作り方のコツ、作るべき理由【大企業(メーカー)】

大企業(メーカー)での議事録の作り方のコツ、作るべき理由

大企業(メーカー)での議事録の作り方のコツ

さて、議事録の作り方のコツについて、以下の内容をお話ししますね!

●誰が作るのか
●いつ作るのか
●議事録に書くべき内容
●議事録の展開方法
●無駄を無くす方法

誰が作るのか

議事録は、原則として打合せの主催者が作ります

打合せを開催するのには、主催者の目的があるからです。

私は、基本的には自分が開催した打合せの議事録はいつも自分が作っていました。

ときどき、同じ課の後輩に、練習のために作成させることもありました。

いつ作るのか

議事録は、打合せの後3日以内に作るべきです。

打合せの内容が頭に残っているうちに関係者に展開するのがベストだからです。

逆に、間が空いてしまうと、あまり意味が無くなってしまうこともあり得ます。

私は大企業にいた頃に、打合せの後1週間ぐらい議事録を作らずにいて、上司から怒られた経験があります。

打合せって労力を使うから終わるとやった気になってしまいますけど、今後のことを決めるスタートラインに立ったに過ぎません。

決まったことをすぐに出席者と共有する必要があるのです。

議事録を作成して展開するまでが打合せです。

すぐに作成するようにしましょう!

議事録に書くべき内容

議事録に書くべき内容についてお話しします。

まず、主催者は打合せで何を決めるのか? 目的を持って開催しなければなりません。

議事録に以下は書くべきです。

①出席者
②打合せの目的
③内容
④決定した実施事項
⑤決定した納期

大事なのは、「④決定した実施事項」と「⑤決定した納期」です。

必ず抜けなく書くようにしましょう。

私は、新人の頃よく何が決まったか分からない議事録を作成してしまい、上司から怒られました。

打合せは何かを決めるべき場なので、決まったことは形に残すべきですし、いつまでにやるという納期も書くべきです。

決めることも無いのに、打合せをすることはありません。
(課のミーティングと打合せは違います。)

出席者の貴重な時間を使って参加してもらっているのですから、打合せの結果はしっかりとまとめましょう。

議事録の展開方法

議事録を作成したら、上司の承認を貰うようにしましょう。

そして、すみやかに関係者に展開しましょう。

以下のような方法がありますので、社内のルールに従いましょう。

●FAX
●メール
●Chatwork
●Slack

議事録を展開した後に、関係者からクレームが来たらどうしよう、、、とお考えになる人もいるかも知れません。

ですが、うだうだして展開が遅れていいことはありません

展開後に何か言われて自分に落ち度があったら、訂正したものを再度送れば良いだけです。

無駄を無くす方法

議事録を作るのに無駄は無くした方が良いです。

打合せ中にホワイトボードを使う場合には、その内容をもとに作ることになるでしょう。

プリンター付きのホワイトボードでなければ、写真を撮ると良いでしょう。

同じ内容をノートにメモするのは時間の無駄です。

打合せにパソコンを持ち込んで、パソコン上にメモを残しておくのもありでしょう。

後で少し整理するだけですぐに議事録にすることができますので。

議事録を作成する場合には、定型文を入れてあるフォーマットを使うようにしましょう。

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定型文というのは、「○○部の◇◇です。いつもお世話になります。」といった、どんな議事録にも毎回登場する文章のことです。

Word で作ったフォーマットを使うのも有りですし、最近では議事録作成アプリも出ているので、これらを活用して効率よく作成するようにしましょう。

議事録の作成事例

議事録の例を書いてみます(簡単に)。

メーカーのエンジニア経験者の目線によるものであることをご理解下さい。

以下を網羅したものになっています。

①出席者
②打合せの目的
③内容
④決定した実施事項
⑤決定した納期

議事録の作成事例

A製品開発部 開発1課の石井です。
いつもお世話になります。

表題の件、9/30(金)13:00 ~ 14:00 に実施した「A製品の適合性評価についての打合せ」の議事録を送付致しますので、内容のご確認をお願い致します。

【出席者】
・システム開発部 開発2課 田口課長、石黒係長、石橋担当
・A製品開発部 開発1課 仁科課長、西田係長、石井

【目的】
A製品をシステムに組み込む上での、適合性評価の行い方を決定する。

【内容】
・適合性評価について、システム部から見た必要事項とA製品開発部側から見た必要事項を洗い出し
・システム評価とA製品単体評価の両方の試験条件について議論

【実施事項及び納期】
・技術管理部の設備を確保 ~10/20 ⇒ システム開発部が実施
・システム評価の実施 ~10/31 ⇒ システム開発部が実施
・A製品単体評価の実施 ~10/15 ⇒ A製品開発部が実施

以上、ご不明な点等ありましたらご連絡お願い致します。

大企業(メーカー)で議事録を作るべき理由

さて、 そもそも

なぜ大企業では打合せの度に議事録を作るべきか?

その理由をお話ししますね。

約束事項を証明するための書類となる

大企業は、事業規模が大きいので自分一人で仕事が完結することはあり得ず、多くの人と一緒に仕事することになります。

そのためには、関係者に協力を仰ぐため、日夜打合せを行う必要があります。

打合せは、何かを行うための起点になるわけです。

さて、打合せで実施事項が決まったとしても、単なる口約束だと残念ながら守らない人がいるのです。

逆に議事録が発行されていれば、そこに書かれていることについて後で知らぬ存ぜぬと言うことはできなくなります。

社内的に、約束事項を証明するための書類としての役割を果たします。

なんで同じ社内なのに、毎回毎回議事録を作らなければならないのか? と思う方もいると思います。

でも仕方がありません。

大企業で働くということは、そういうことです。

大企業の社員は自分の身を守るためにも議事録の作成は必要です。

証拠が無いと責任の所在も分からなくなってしまいますので。

誰が承認したか分かる

また、誰が承認したか分かるというのもあります。

先にも上司の承認を貰うと書きましたが、重要な内容であればあるほど上位の役職の人の承認が必要になります。

他部署と打合せした後に、自部署の部長の承認が入った議事録を送れば、こちらが部署として送っていることが分かりますので本気度だって伝わります。

議事録を作ってなくて困った経験

議事録を作ってなくて困った経験

私自身、議事録を作らずに困った経験があります。

ある時期、製品開発のプロジェクトを行うために、いくつもの部署が集まって検討を行っていました。

継続的に開発を進めて、一旦はプロジェクトチームは解散しました。

しかし、1年以上経った後に顧客に提供していた開発製品の不具合が起こったのです。

不具合対応のために、再び様々な部署のプロジェクトメンバーで集まる日々がはじまりました。

その際に、過去の製品開発の振り返りを行うわけですが、議事録をちゃんと作っていなかったために、どのような流れで物事が決まって行ったか? はっきりとしない部分がいくつか出てきてしまったのです。

責任の所在が分からずに、他部署との関係が泥沼化し大変苦労しました。。

議事録を作らずにいてそのときは大丈夫でも、後々何かあった際に困ることがあるということが分かり、今思えば良い経験になりました。

議事録を作るのはそれなりに手間がかかります。

しかし、それでも作った方が良いです。議事録の意味、効果は長期間に渡りますので。

まとめ

大企業での議事録の作り方のコツ、作るべき理由についてお話ししました。

特に大企業に入社して数年以内の方に参考にして頂ければと思います!

大企業の仕事の中で、議事録の作成はけっこう大事です。

日々、「議事録、議事録、、、」で嫌になってしまうかも知れませんが、そういうものだと割り切りましょう。