こういった要望↑ にお応えします。
私は大企業でエンジニアとして8年間勤務した経験があります。
そんな、自分自身の経験と他人が作った資料を見てきた経験から、
大企業で資料作りが上手い人がやっている資料作りの方法
についてお話しします。
目次
大企業で資料作りが上手い人がやっている資料作りの方法
資料作りにも上手い・下手があります。
新人の頃は特に下手な資料作りをやりがちです。
下手な資料というのは、以下のようなものです。
●無駄に作成時間がかかる
●細かいところにこだわり過ぎ
●少し分からないことがあると進まない
●
●
さて、逆に資料作りが上手い人はこういうこと↑ をしないようにしているわけですね。
そして、資料作りは訓練を積むことで、確実に上手になるのです。
大企業においては、以下のことを意識して資料作りをして下さい。
資料作りの目的を理解する
何のための資料作りか？
まず、目的をきちんと理解しましょう。
上司から「〇〇についてまとめといて！」と指示が出たら、必ず目的を聞くようにしましょう。
（まぁ、指示を出すときに言ってくれることがほとんどだとは思いますが。）
資料の目的によって、同じ分野のことでも内容が変わるからです。
資料には、必ず相手がいます。
その資料で
●誰に
●何を
●何のために
伝えるか？ ということをちゃんと理解しましょう！
私は元エンジニアでした。
担当していた製品Aについての説明資料であっでも、
●その製品の素人に説明する場合
と
●予備知識がある自部署の部長に説明する場合
では、内容が全然違いました。
いきなり資料を作り出さないでストーリーを考える
資料を作るように命じられたから、はいスタート！
と威勢良く作り出すことを特に新人のときはやりがちですが、立ち止まりましょう。
作り出す前に資料のストーリーを考えるようにしましょう。
ストーリーが決まってしまえば、資料は8割できたようなものだからです。
ストーリーを考える部分が大変なのであって、実際に資料を作る行為は作業に過ぎません。
昔お世話になった上司にもそう言われました。
ストーリーを考えたら、その時点で一度上司に相談して了解をもらった方が良いです。
ストーリーの了解を取らずに資料を作ってしまってから見せて受け入れらないと、訂正のための労力が大きくなってしまいます。
ゼロから作り直しとかなってしまったら目も当てられません。
ストーリーの了解をもらうための相談であれば、手書きで描いたメモを見せながら話せば十分でしょう。この時点できっちりしたものを準備する必要はありません。
コミュニケーションを取りながら進めるべきものです。
資料一枚一枚の役割を考える
これは上記のストーリーと通ずるハナシですが、資料一枚一枚ちゃんと役割があるべきです。
・1ページ目では〇〇を伝える
・2ページ目では△△を伝える
という具合にです。
意味のない資料はあってはいけません。
混乱を招くからです。
ストーリー作りの段階で、あるいは一通り作った後にチェックして、いらない資料があれば省きましょう。
ゼロから作ろうとせず先人の作品を使う
資料全部をゼロから作らくてはならない場合は少なく、だいたいの場合が先人が作った資料を部分活用できます。
特にプレゼン資料の場合はそうです。
絵、図、グラフ、あるいは資料丸々一枚など、使えるものは使いましょう！
既にあるものまでゼロから作るのは、あまりにも非効率で上からも好まれない仕事の仕方です。
大企業だと基本的に社内のものは共有するようになっているので、自分にとって必要なものを持っている人には積極的にアプローチした方が良いです。
プレゼン資料には図を入れる
資料には色々な種類のものがあります。
レポートの場合はケースバイケースですが、プレゼン資料の場合は視覚に訴えるために図を多く入れるようにしましょう。
図は多く文章は少なく
というのがプレゼン資料の鉄則です。
分からないところは歯抜けにしておく
資料を作っている最中に、分からないところが出てきたらいったん歯抜けにしておきましょう。
そういう部分で時間をかけて止まっているのは良くありません。
全体を一通り作ってから、また戻ってくるようにしましょう。
資料一枚一枚に結論を書く
資料一枚一枚、何を伝えたいか結論を書きましょう。
プレゼン資料だと特にそうするべきです。
ページの結論があることで、その資料を使って説明する際に、間違いなくテンポが良くなり伝わりやすくなるからです。
私が大企業時代にお世話になった部長は、プレゼンを聴くときには表題と結論だけを見ると言っていました。
また、結論を書く過程を通して自分自身がその資料で何を伝えたいか再確認できます。
結論を書いてない資料は、何が言いたいか分からなくなり相手をイライラさせてしまいます。
私もプレゼンで結論のない資料を見せてしまい「このページで何が言いたいんだ？」と問われたことがあります。
そして、それに答えられなかったのです。
自分自身も何を伝えたいか分かっていなかったのでした。
完璧を目指さず7割くらいの完成度を目指す
細かいところまで完璧に作ろうとすると、いつまで経っても作り終わりません。
7割くらいの完成度で作り上げていくつもりで進めましょう。
2日間かけて10割の完成度と、1日かけて7割の完成度とでは後者の方が好まれます。
内容を良くすることは大事ですが、時間をかけ過ぎないことも大事です。
資料作りのためのツール
さて、資料作りのために定番のアプリケーションは以下になります。
●パワーポイント（Powerpoint）
●エクセル（Excel）
●ワード（Word）
パワーポイント（Powerpoint）
プレゼンテーション用のツールです。
大企業で特に出番が多いです。
私は毎日毎日パワーポイントを使っていました。
おそらく今でも大企業だとパワーポイントを使う会社が多いと思います。
必ず使えるようにならなければなりません。
パワーポイントの基礎についてはこちらの書籍が参考になります。
エクセル（Excel）
資料に使うグラフを描くのに使います。
視覚に訴えるためにはグラフはとても有用です。
使えるようになっておいた方が良いでしょう。
エクセルの基礎についてはこちらの書籍が参考になります。
ワード（Word）
レポート形式のように、長い文章を書く資料の作成に使います。
パワーポイントよりは出番は少なかったですが、一通り使えるようになっておいた方が良いです。
ワードの基礎についてはこちらの書籍が参考になります。
まとめ
大企業で資料作りが上手い人がやっている資料作りの方法
についてお話ししました。
資料作りが上手い人は、スピードも速いです。
速くて質の高い資料を作れるようになるためには、訓練が必要です。
何回も資料作りを繰り返すことで、間違いなく腕は上がります。
上記に書いた内容を意識しながら、日々訓練を積んで頂きたいです。
上手く資料を作る方法が知りたいです。