電話を使わない仕事の仕方はどこまで成り立つのか?

電話を使わずに仕事は成り立つものでしょうか?

昔は目の前にいない人との通信手段は、電話しかありませんでした。

今は、電話以外にも通信手段がたくさんあります。

年代が若くなるほど、電話が苦手だから使いたくない、という人の割合が高い印象があります。

この記事では、電話を使わないでどこまで仕事ができるかを考察してみたいと思います。

電話を使わない仕事の仕方はどこまで成り立つのか?

電話を使わない仕事の仕方はどこまで成り立つのか?

業種、職種が様々にあるので一概には言えませんが

PCの前に座っていることが多い仕事であれば、工夫次第で成り立つと考えます。

例えば、オフィス内のデスクワークなどです。

後で、詳しくお話ししますね!

電話を使わない仕事の仕方とは

さて、電話を使わない仕事の仕方はどういうものか? についてお話しします。

コミュニケーション手段として電話の代わりになるものを使うということです。

メール、Line、Chatwork、Slack などのコミュニケーションツール

電話以外のコミュニケーションツールの代表格はメールです。

10年ぐらい前は、コミュニケーションツールは電話かメールしかありませんでしたが、今は通信手段も増えました。

Line はグループで使えるのが利点で、会社のグループの連絡手段として使っているところもあります。

でも、どちらかと言えば仕事よりもプライベート用のツールですね。

仕事用のツールでは Chatwork、Slack といったチャット形式でやり取りできるものが便利です。

一対一だけではなく、複数人でのやり取りも可能です。

メッセージだけではなく、資料も簡単に送れることが特徴です。

パソコンの前に張り付いて、これらを使って連絡を取り合うようにすれば、

電話で話すのと同じくらい、手っ取り早くでやり取りできこともあります。

しかも、電話と違い拘束が無いから精神的にも楽です。

Dropbox、Onedrive などのオンラインストレージ

Dropbox、Onedrive などのオンラインストレージは、クラウド上にデータを保存しておくことができるので、PC の容量を犠牲にせずに済みます。

出先でもどこでも端末とネット環境さえあれば、データにアクセスできます。

先の Chatwork、Slack と一緒に使うと便利です。

新規の仕事の依頼はフォームから受ける

新規で仕事の依頼を受ける際の窓口が、ホームページ上のメールフォームだけの会社や事業者もあります。

電話番号やメールアドレスは公開されていません。

その場合、ネットでサービスを検索して、その会社のホームページが引っかかって、サービスに魅力を感じた人が依頼することになります。

私の知人はフリーランスですが、敢えて窓口をメールフォームだけにしていると言っています。

そうすることで、ITのリテラシーが高い人が依頼してくるので、後々のコミュニケーションも電話を使わずに成り立つからという理由からです。

電話を使わないメリット・デメリット

電話を使わないメリット・デメリットを整理してみます。

電話を使わないメリット

まずはメリットからです。

時間的拘束が無い

電話は双方が同時に時間を使わなければならないのに対して、Chatwork や Slack を使う場合には時間的拘束がありません。相手が不在でも、関係なく案件を伝えれます。

また、メッセージや資料を読んでから、考えて返信することができます。
(もちろん、緊急性を有するものもありますが。)

疲れない

電話は相手の表情が見えずに、声だけでコミュニケーションをとるので疲れます。

相手がどう感じているか? 分かるようで分からないからです。

どのみち相手が目の前にいない場合のコミュニケーションであれば、文章の方がストレスは溜まりにくいと考えます。

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証拠が残る

電話だと録音しない限り話の内容を記録できません。でもそんなことをするのはコールセンターぐらいでしょう。

それに対して、Chatwork や Slack を使えばやり取りの履歴が残ります。これを使うのを当たり前にしておけば、外部とのやり取りが常に履歴に残った状態になります。

後で言った言わないのトラブルを回避することができます。

コストがかからない

電話の場合、当たり前ですが電話代がかかります。

それに対して、Chatwork や Slack は無料で使うことができます。

月々のインターネット代はかかりますが、まぁネットはどの道使うものですので。

電話を使わないデメリット

緊急性が高い業務には向かない

緊急性が高い仕事には向かないと考えます。

リアルタイムで相手でコミュニケーションを取れないと成り立たないからです。

ニュアンスが伝わりにくい

文字だけだと、どうしてもニュアンスが伝わりにくい部分があり、誤解を生じやすいです。

私もメールで連絡を取り合っていて、後で話してみるとお互いに認識が違っていたという事態を何回か経験しています。

時間がかかる

ニュアンスの伝わりにくさを解消するためには、しっかりと文章を書かなければなりません。

そうなると時間がかかります。

伝わりにくいことを文章化しようとしていると、「これって口で言った方が早いな」って感じることはよくあります。

リアリティが無い

文章だけのやり取りになると、どうしても人と仕事をしているリアリティが湧きにくいです。

今の時代は、一度も会ったことが無い人と文章だけでやり取りを続けることがあります。

私が会社にいた頃だと、海外のスタッフがそうでした。毎日、英語のメールだけでやり取りしていました。

自営業をやっている今でも、他県に住んでいる人など一度も顔を見ることなく Chatwork だけでやり取りしていたりします。

会ったことがある人ならそうではありませんが、一度も会ったことが無い人だと文章の奥に人がいることを忘れそうになることがあります。

電話を使わないが成り立つためには

電話を使わないが成り立つためには

さて、電話を使わずに仕事を成り立たせるにはどうすれば良いのでしょうか?

緊急性が高く、電話を使わざるを得ない仕事だと厳しいでしょう。

建設業や製造業の現場で働く人などが該当するでしょう。現場でPCに向かうというのは少し考えにくいです(まぁスマホはありますが、現場では使いにくいかと)。

先にお話ししましたように、PCの前に座っていることが多い仕事であれば、工夫次第で成り立つと考えます。

・事務仕事
・プログラマー
・デザイナー
・フリーランス全般

ではどのような工夫が必要か? ですが、まず電話を使わないというルールを浸透させる必要があると思います。

組織が小さいほど、ルールは浸透しやすいです。フリーランスは一人なので最強ではないでしょうか。

逆に組織が大きいと険しい道のりになります。私が大企業(大手メーカー)にいたときは、ホワイトカラーのエンジニアで設計・開発を担当していましたが、ハードルは高そうでした。

さて、組織の内部はルールを決めれば良いはなしですが、外部に対してもスタンスを伝えなければ成り立ちません。

顧客の方が「電話がいい」と言えばその時点で成り立たないわけです。

そこをどう理解してもらえるかがポイントになるでしょう。

既存の顧客はどうにもならないとして、今後新規で取引をする顧客に対しては契約時にコミュニケーションのスタンスを伝えることもありでしょう。

それを理解して上で契約して頂くということです。

そういう意味で、先にも書きましたように仕事の依頼はメールフォームでしか受けないのも、一つの対策になるかと思います。

外部に対する窓口として、電話番号をネット上に載せていない会社も増えていると感じています。

ネットを検索しても電話番号が出てこないというのも、周囲にスタンスを表すことになるでしょう。

まとめ

電話を使わないでどこまで仕事ができるか、を考察してみました。

PCの前に座っていることが多い仕事であれば、先に書いたような工夫をすれば成り立つと考えます。

そして、組織が小さければ小さいほど成り立ちやすいと言えるでしょう。

外部に対しては理解を得る必要があります。