このような悩み↑ を抱えている経営者の方はいると思います。
しかし、2020年4月12日現在、新型コロナウイルスが蔓延する中、不要不急の外出は避けるべきです。
外出しなくても成り立つ事務仕事は、特に積極的にテレワークに切り替えていくべきでしょう。
この記事では、従業員が数人の中小企業・零細企業の事務職がテレワークを行うために必要なモノ・スキルについてお話しします。
目次
中小企業・零細企業の事務職がテレワークを行うために必要なモノ・スキル
中小・零細企業は大企業とは違い、自社専用のシステムを作るようなことはできません。
資金が少なく、高額の出費はできないからです。
市販のサービスを上手く活用して、テレワークの環境を整えるのがベストです。
以下のようなものが必要と考えます。
●データ化
●共有できる環境
●コミュニケーションツール
●オンライン会議システム
PC、インターネット環境
PCとインターネット環境は必須です。
従業員は皆自分のPCを持っていると思いますが、特殊なツールが必要な場合には会社がPCを支給しなければならない場合もあるでしょう。
また、従業員の自宅にインターネット環境がなければなりません。
Wifi で繋がるか、スマホでデザリングして繋ぐなどできることを確認しましょう。
従業員の通信費がかさむ場合には、会社が支給することを考える必要があると思います。
データ化
郵送であれFAXであれ、オフィスに紙の資料が届く状態だと、完全なテレワークは実現しません。
資料を取りに行かなければならないからです。
紙の資料のやり取りは、極力減らしましょう。
これがどこまでできているかが、テレワークが成り立つか否かの鍵になります。
もっともこれは、急に完璧にやることは不可能です。
取引先にお願いして、資料はメールなどでデータとして送ってもらうようにしましょう。
FAX からメールへの自動転送機能などを使っても良いと思います。
少しずつでも紙を減らして、オフィスと自宅の往復を減らすことで、完全なテレワークに近づけて行きましょう。
共有できる環境
事務職のテレワークだと、皆自宅でPC作業をすることになります。
従業員同士のデータの共有は欠かせません。
皆で情報共有したり、上司が部下の資料をチェックしたりすることがあるからです。
Dropbox、Googleドライブ、Onedrive、boxなどのオンラインストレージを使うようにしましょう。
これらには、チームで使うことができるプランがあります。
アカウントを取得して会社のデータをすべてそこに入れるようにすれば、PCがある環境であればどこからでもアクセスできます。
個人的には Dropbox がおすすめです！
ふつうにフォルダを使う感覚で会社のデータにアクセスできるから、使いやすいです。
コミュニケーションツール
テレワークだと直接的に会うことがないので、コミュニケーションをどう取るか？ という問題があります。
電話はパッと思いつきますが、緊急時でなければ他のコミュニケーションツールの方が相手の時間を奪わないので良いでしょう。
ふだんのやり取りは、chatwork(チャットワーク)やslack（スラック）といったビジネスチャットツールがおすすめです。
メールと比べてコミュニケーションのハードルが下がっており、チームでのやり取りにも使えるからです。
それにデータのやり取りもメールよりも容易です。
オンライン会議システム
直接会わなくても、オンライン会議システムを使えば、PC越しに顔を突き合わせて会議を行うことができます。
もちろん1対1でも使えます。
ZOOM、Skype、Googleハングアウトなどがあります。
個人的にはZOOMがおすすめです。
画面共有などもできて、使いやすいからです。
無料アカウントだと、3人以上で使う場合に1つの会議40分までという時間制限があります。
会社として1つ有料アカウントを持っていれば、月額1,600円くらいで時間制限なしで最大100人まで同時に、Web会議を行うことができます。
まとめ
従業員が数人の中小企業・零細企業の事務職がテレワークを行うために必要なモノ・スキルについてお話ししました。
テレワークを実施するために、各種補助金の受給を考えても良いと思います。
まだ不明確なところもありますが、随時情報が更新されていますので、追っていただければと思います。
昨今の理由により、事務職の従業員にテレワークさせようと思っていますが、経験が無いのでやり方が分かりません。